どこに書いていいか分からなかったのでこちらで相談させてください。
４月に市役所に転入届けを出したが、職員のミスで住所を誤って登録されていました。
先日、銀行口座開設をした際に住基カードの住所が違うと指摘され発覚し、住民課に問い合わせたところミスを認めました。
住民票も間違った住所で発行しており、そちらも新しいものを発行してもらえるのか聞くと担当部署に確認するから折り返すと言われ、連絡が来たのですが市役所に古いのを持って来たら交換することはできると言われました。
幸いコピーを提出していたので原本は手元にあるのですが、役所に行くことが難しく着払いで送るから新しいのを送って欲しいと伝えると着払いで送られると困る、新しい住民票に返信用封筒を同封するから返送して欲しいと言われました。
住基カードの住所変更については暗証番号が必要だから本人が来ないとできないから暇な時に役所まで来るように言われましたが、こどもが居て遠方のため難しいと伝えると返信用封筒に住基カードと暗証番号を書いたメモを同封したら変更して送り返すといわれました。

この時点で最初の電話から何度かの折り返し連絡等で3時間経過、ここまで一度も謝罪なく話をするのも疲れこどももぐずるので返事を保留して苦情の連絡を入れました。

・住民課のミスで誤った住所が登録されていた
・正しい住民票は古いのを持って取りに来いと言われた→追跡可能な着払いで送ろうとしたら拒否られた
・住基カードについても返信用封筒に暗証番号も入れて送るように言われた
・個人情報の扱いとして追跡も保証もない普通郵便でやりとりさせるのはいかがなものか、信用できないのに暗証番号をメモに書いて送れとはおかしい、又そちらのミスなのにどうしてこちらが役所に出向いたり負担を掛けられなければならないのか
以上を伝え、話にならないから電話ではなく文書を送付を希望したところ、翌日に速達で文書が届きました。

内容はミスに対する謝罪と住基カードの書き換えについて職員が自宅に取りに行き書き換えが終わったら届ける、暗証番号はどうしても必要だから教えていただかないと変更できない、連絡をお待ちしてますと書いていました。

取りに来てもらう案に乗ろうかとおもうのですが、暗証番号を信用できない第三者に教えることに抵抗があります。
今後トラブルが起きた場合にはすべての責任を取る旨一筆いただこうとおもっているのですが、他に何か気をつけなければならないことはありますか？
このようなトラブルが始めてなもので、どうするのが最善か教えていただきたいです。